Geburt im Ausland nachbeurkunden lassen: eigenes Standesamt, eigene Übersetzung, 70 bis 140 Euro

Zwei Verfahren, die leicht durcheinandergeraten

Ein im Ausland geborenes Kind erscheint nicht automatisch in einem deutschen Personenstandsregister. Wer sich schon um Apostille und Übersetzung der ausländischen Geburtsurkunde gekümmert hat, hat damit erst die halbe Strecke zurückgelegt: Die eigentliche Eintragung ins deutsche Register, die Nachbeurkundung, ist ein eigener, nachgelagerter Schritt.

Nachbeurkundung bedeutet, dass eine im Ausland erfolgte Geburt nachträglich in das deutsche Personenstandsregister aufgenommen wird. Das ist etwas anderes als die Beglaubigung oder Übersetzung der Urkunde selbst. Die Dokumente sind die Grundlage, mit der man antritt, die Nachbeurkundung ist der Vorgang, der am Ende tatsächlich zum deutschen Registereintrag führt, zum Beispiel als Voraussetzung für einen deutschen Kinderreisepass oder die Anmeldung in Kita und Schule. Rechtlich besteht dafür übrigens keine Pflicht, in der Praxis kommt aber kaum eine Familie ohne sie aus, sobald deutsche Behörden ins Spiel kommen.

Welches Standesamt zuständig ist

Wer bereits in München oder anderswo in Deutschland gemeldet ist, wendet sich direkt an das dortige Standesamt. Erst wenn die Familie inzwischen im Ausland lebt, kommt die Regel vom letzten deutschen Wohnort zum Tragen, und erst wenn wirklich niemand in der Familie je einen deutschen Wohnsitz hatte, springt Standesamt I in Berlin als zuständige Stelle ein. Diese Reihenfolge lohnt sich vorab zu prüfen, denn die falsche Anlaufstelle kostet in der Praxis Wochen, die man sich sparen kann.

Welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden

Grundvoraussetzung ist in jedem Fall die Original-Geburtsurkunde aus dem Ausland, zusammen mit einer deutschen Übersetzung. Liegt das Dokument nicht bereits auf Deutsch vor, muss diese Übersetzung von einem öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer stammen, ohne Ausnahme, auch nicht für Englisch oder andere weit verbreitete Sprachen.

Je nach Standesamt und Einzelfall kommen weitere Unterlagen hinzu. Auf der Auskunftsseite der Landeshauptstadt München werden unter anderem folgende Dokumente genannt, die im jeweiligen Fall gebraucht werden können:

• die Geburtsurkunden der Eltern
• die Heiratsurkunde der Eltern
• eine Vaterschaftsanerkennung, falls zutreffend
• eine gerichtliche Entscheidung zur Abstammung, falls zutreffend
• ein Adoptionsbeschluss, falls zutreffend
• weitere, einzelfallabhängige Unterlagen

Welche dieser Unterlagen im eigenen Fall wirklich nötig sind, entscheidet das Standesamt, nicht eine allgemeine Liste. Genau deshalb lohnt sich eine Vorabklärung, bevor Kopien und Übersetzungen angefertigt werden, die am Ende gar nicht gebraucht werden, oder umgekehrt eine wichtige Unterlage fehlt.

Apostille, Legalisation und die Vorabklärung beim Standesamt

Über die Übersetzung hinaus verlangen viele Standesämter zusätzlich eine Beglaubigung der ausländischen Urkunde selbst, etwa in Form einer Apostille. Ob das im eigenen Fall nötig ist, und in welcher Form, Original oder beglaubigte Kopie, mit oder ohne fest angeheftete Übersetzung, entscheidet das zuständige Standesamt von Fall zu Fall. Eine pauschale Bearbeitungsdauer nennt die Stadt München dabei nicht, das Standesamt teilt die voraussichtliche Dauer erst nach Prüfung des konkreten Falls mit.

Weil sich die Anforderungen so deutlich von Fall zu Fall unterscheiden, lohnt sich der direkte Kontakt zum zuständigen Standesamt, bevor überhaupt etwas eingereicht wird. München macht das vergleichsweise einfach: Über ein Online-Kontaktformular lassen sich vorhandene Unterlagen vorab einreichen und prüfen lassen. Wichtig dabei: Dieses Formular ersetzt den eigentlichen Antrag nicht, es dient ausschließlich der Vorabklärung, welche Unterlagen und welche Form im konkreten Fall noch fehlen. Laut Landeshauptstadt München liegt die Gebühr für die Nachbeurkundung je nach Aufwand zwischen 70 und 140 Euro.

Was Familien in der Praxis berichten

Immer wieder berichten Eltern, dass sie die Apostille für die ausländische Geburtsurkunde zunächst für den eigentlichen Schlusspunkt gehalten haben, und erst später gemerkt haben, dass die Nachbeurkundung als eigener Schritt noch aussteht. Diese Verwechslung kostet vor allem Zeit, wenn sie erst auffällt, nachdem ein deutsches Dokument, etwa ein Kinderreisepass, eigentlich schon gebraucht würde.

Wer vorab beim Standesamt nachgefragt hat, statt direkt einen vollständigen Antrag zusammenzustellen, berichtet regelmäßig, dass genau das Zeit gespart hat: eine fehlende Unterlage oder eine falsch beigefügte Übersetzung fällt so vor der Einreichung auf, nicht erst danach. Bei Fällen, die über Standesamt I in Berlin laufen, weil die Familie nie in Deutschland gemeldet war, wird zudem von deutlich längeren Wartezeiten berichtet als bei einem örtlichen Standesamt, ein Punkt, den man realistisch einplanen sollte, wenn dieser Fall zutrifft.

Schritt für Schritt

1. Zuständiges Standesamt bestimmen, je nach aktuellem oder letztem deutschen Wohnort, sonst Standesamt I Berlin.
2. Original-Geburtsurkunde und, falls vorhanden, weitere Unterlagen wie Heirats- und Geburtsurkunden der Eltern zusammenstellen.
3. Übersetzung durch einen öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer beauftragen, sofern die Urkunden nicht bereits auf Deutsch vorliegen.
4. Vorab beim zuständigen Standesamt nachfragen, ob und in welcher Form zusätzlich eine Apostille oder Legalisation nötig ist.
5. In München das Online-Kontaktformular für die Vorabklärung nutzen, bevor der eigentliche Antrag gestellt wird, und die Gebühr von rund 70 bis 140 Euro einplanen.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag beschreibt den allgemeinen Rahmen der Nachbeurkundung für ein im Ausland geborenes Kind, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Welche Unterlagen und welche Form der Beglaubigung im Einzelfall nötig sind, entscheidet das zuständige Standesamt. Für die eigene Situation empfiehlt sich die direkte Rücksprache mit dem zuständigen Standesamt.